Нужно ли для списания ГСМ заполнять путевые листы, если ООО не является транспортной организацией?

Comments

• Добрый день!
  Оформлять путевые листы необходимо в обоих, для Вас случаев.
   Путевой лист показывает   использование транспортного средства в служебных целях, а также подтверждать расход топлива и использование запчастей .
  Минфин: нельзя учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях
  Оформление путевых листов при аренде автомобиля с экипажем
  Нужна ли отметка медработника на путевом листе, если автомобили используются для служебных поездок руководителей?
• Добрый день!
  Списание топлива должно быть экономически обоснованной операцией на основании ведения первичного документа, обязательно в этих двух ситуациях. Подтверждающим документом может быть путевой лист, спутниковая система ГЛОНАСС или иная система. (Письмо Минфин № 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г.).
  По аренде автомобиля, что прописано в Договоре по вопросу оплаты ГСМ?
• Марфа Васильевна бухгалтер, и еще вроде аренда с экипажем может заключаться только с ИП, а не с сотрудником, который и будет на ней ездить.
• Здравствуйте!
  

  Цитата: Подтверждающим документом может быть путевой лист, спутниковая система ГЛОНАСС или иная система. (Письмо Минфин № 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г.).

  Данные системы ГЛОНАСС не могут быть самостоятельным подтверждением обоснованности расхода ГСМ, но могут быть основанием для заполнения путевого листа или иного документа, например, маршрутного листа.
• Lukinka82, дайте тогда пожалуйста ссылку на законодат.документ, где указано, что нельзя заключать дог.аренды с физ.лицом....?я такого не встречала
• Добрый день.
  

  Цитата: дайте тогда пожалуйста ссылку на законодат.документ, где указано, что нельзя заключать дог.аренды с физ.лицом....?

  Договор аренды - можно. Договор аренды с экипажем - нельзя. Объяснения - в статье: Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)
• добрый день!
  

  Цитата: По аренде автомобиля, что прописано в Договоре по вопросу оплаты ГСМ?

  указано в договоре так:
  Арендатор обязуется:
  а) в течение всего срока действия договора нести затраты возникающие с эксплуатацией а/м, расходы на оплату топлива, оплату сборов и др. расходы
• Цитата: заключены договоры аренды авто с экипажем (арендная плата состоит из 2-х частей: 1) за аренду самого авто 2) оплата членов экипажа), ежемесячно начисляются эти суммы.

   Путевой лист  подтверждает использование ТС в производственной деятельности предприятия.  
  Отсутствие  путевого листа может послужить основанием для исключения налоговиками расходов   арендной платы за автомобиль, которая у Вас состоит из  из 2-х частей: 1) за аренду самого авто 2) оплата членов экипажа) .
• Поняла, спасибо!т е путевой лист нужен нам и для подтверждения самой аренды,оплаты членов экипажа, и для списания гсм и ремонта?
  

  Цитата: Путевой лист  подтверждает использование ТС в производственной деятельности предприятия.Отсутствие  путевого листа может послужить основанием для исключения налоговиками расходов   арендной платы за автомобиль, которая у Вас состоит из  из 2-х частей: 1) за аренду самого авто 2) оплата членов экипажа) .
• Добрый день!
  

  Цитата: есть в собственности авто

  По этому авто путевой лист обязателен.
  Водитель на автомобиле, принадлежащем фирме не может выехать в город. Так сказать, до первого сотрудника ГИБДД...
  Причем, отметки тех и медосмотра обязательны. 
  
  

  Цитата: также с 2 сотрудниками(директором и замом) заключены договоры аренды авто с экипажем (арендная плата состоит из 2-х частей: 1) за аренду самого авто 2) оплата членов экипажа), ежемесячно начисляются эти суммы.

  Вот с этими персонажами намного сложнее.
  Директор и зам ездят на своих автомобилях.
  В чем служебная цедь поездки?

  Цитата: Сотрудники используют авто в разных целях передвижения (и на переговоры, к контрагентам, довезти товар).

  Другими словами, они возят самих себя.
  Что получается: Вы арендуете авто с экипажем в целях перевозки этим экипажем самих себя.
  Если автомобили перевозят директора и зама, то где тогда экипаж? Где водитель, который их возит? За рулём директор и зам.
  Так что - это дополнительный аргумент, что договор аренды с "экипажем" здесь явно не к месту.
  Поэтому вторая часть, именуемая "оплата членам экипажа" - это обычная зарплата того же директора и зама.
  
  Теперь про аренду.
  Директор и зам на этих автомобилях ездят только по служебным делам? И в выходные дни?
  Или утром Вы оформляете Акт передачи в аренду, а вечером Акт передачи из аренды? Сомневаюсь. А налоговикам достаточно найти подтверждение хотя бы одной поездки в личных целях и вся арендная плата будет снята с расходов. Вместе с дополнительными расходами на бензин и запчасти.
  
  Это всего лишь прелюдия. Говорящая о том, что оформление договора аренды автомобиля директора и его зама - очень сложная и щепетильная штука.
  
  И вот в этом деле Путевой лист - один из самых важных документов.
  Другое дело, что Вы можете вместо путевого листа сделать маршрутный лист. Это тот же путевой лист, но без техника и медика...
  Главное - показать служебное использование автомобиля, а не "на работу" и "с работы".
  И второе предназначение - пройденный километраж для списания расходов на ГСМ.
  Если автомобили оборудованы системой ГЛОНАС, то маршрутный лист должен быть подтвержден и данными этой системы.
  
  Успехов!
• Добрый день!
  

  Цитата: Цитата: есть в собственности автоПо этому авто путевой лист обязателен.Водитель на автомобиле, принадлежащем фирме не может выехать в город. Так сказать, до первого сотрудника ГИБДД...Причем, отметки тех и медосмотра обязательны.

  Обязательны даже если мы не транспортная компания и в штате мед.работника и тех.контролера/механика у нас нет и за рулем не водитель(которого у нас нет по штату), а сами сотрудники?а если разработать свою форму путевого без этих отметок?
  

  Цитата: Цитата:Сотрудники используют авто в разных целях передвижения (и на переговоры, к контрагентам, довезти товар).Другими словами, они возят самих себя.Что получается: Вы арендуете авто с экипажем в целях перевозки этим экипажем самих себя.Если автомобили перевозят директора и зама, то где тогда экипаж? Где водитель, который их возит? За рулём директор и зам.Так что - это дополнительный аргумент, что договор аренды с "экипажем" здесь явно не к месту.Поэтому вторая часть, именуемая "оплата членам экипажа" - это обычная зарплата того же директора и зама.

  оплата членам экипажа у нас идет как по договору гпх, облагается и нфдл и взносами(кроме соц.страх и НС ПЗ).Да,возят самих себя...могут так же с другими сотрудниками ездить на переговоры, к контрагентам и прочее...Так нельзя?
  

  Цитата: И вот в этом деле Путевой лист - один из самых важных документов.Другое дело, что Вы можете вместо путевого листа сделать маршрутный лист. Это тот же путевой лист, но без техника и медика...Главное - показать служебное использование автомобиля, а не "на работу" и "с работы".И второе предназначение - пройденный километраж для списания расходов на ГСМ.

  Т е в данном случае(при аренде авто у сотрудников) мы можем правомерно заменить путевой на маршрутный лист и этот лист будет подтверждать произведенные расходы на авто,гсм,ремонт и т.д?
• Добрый день!
  

  Цитата: Обязательны даже если мы не транспортная компания и в штате мед.работника и тех.контролера/механика у нас нет и за рулем не водитель(которого у нас нет по штату), а сами сотрудники?

  Да. По автомобилю в собственности так.
  
  

  Цитата: а если разработать свою форму путевого без этих отметок?

  В путевом листе есть обязательные реквизиты. Отметка о предрейсовых тех- и медосмотрах среди них.
  Путевой лист без всех реквизитов не является легитимным.
  
  

  Цитата: оплата членам экипажа у нас идет как по договору гпх, облагается и нфдл и взносами(кроме соц.страх и НС ПЗ).Да,возят самих себя...могут так же с другими сотрудниками ездить на переговоры, к контрагентам и прочее...Так нельзя?

  Нельзя. Я об этом Вам написал.
  
  

  Цитата: Т е в данном случае(при аренде авто у сотрудников) мы можем правомерно заменить путевой на маршрутный лист и этот лист будет подтверждать произведенные расходы на авто,гсм,ремонт и т.д?

  Для арендованных автомобилей путевой лист можно заменить маршрутным.
  
  Успехов!
• Цитата: Для арендованных автомобилей путевой лист можно заменить маршрутным.

  А маршрутный лист возможно выписывать на длительный срок?(месяц...два....квартал)

  Цитата: В путевом листе есть обязательные реквизиты. Отметка о предрейсовых тех- и медосмотрах среди них.Путевой лист без всех реквизитов не является легитимным.

  А если выписывать именно путевой лист для арендованных авто,не заполняя графы о мед и тех осмотре это тоже нарушение?
• Цитата: А маршрутный лист возможно выписывать на длительный срок?(месяц...два....квартал)

  Не больше месяца. Иначе, как Вы отразите в учете расход ГСМ...
  
  

  Цитата: А если выписывать именно путевой лист для арендованных авто,не заполняя графы о мед и тех осмотре это тоже нарушение?

  Налоговики могут придраться.
• Александр Погребс, поняла, спасибо вам огромное за разьяснения!